如何準確挑選合適的活動場地|5步驟成為場地達人!

許多活動單位在辦活動時,除了活動流程安排,在場地安排也需要花費大量時間規劃,在資訊便利的時代,可以輕易從各大第三方平台取得許多場地租借資訊,然而藉由電子產品的方式閱覽場地圖片與網站提供的內容,總會有些許的疑慮,以下的SOP將一步步帶您準確挑選合適的場地!

■ 第一步-事前規劃

規劃活動日期、活動性質、活動地區、人數需求

許多團體在尋找場地時常常沒有準確的方向,容易發生活動性質常受限於場地的問題,因此事前的活動規劃可以越完整越好。

 

■ 第二步-搜尋場地資訊

可直接搜尋____(縣市)場地租借或至場地租借平台搜尋場地,以下有四不代表場地資訊尚不明確,為避免疑慮可暫不考慮:

  • 沒有場地參考圖片不考慮
  • 場地聯絡人資訊不詳細不考慮
  • 場地資訊不完整不考慮
  • 場地使用無專人維護不考慮

 

 

 

■ 第三步-場地勘查

建議您至少評估3個合適的場地方案,並與場地聯絡人聯繫場地實際勘查,場地勘查的用意在於親自確認現場空間與動線安排,如:進出場動線、廁所位置、設備清單(麥克風、投影機、音響)、飲水機、無障礙設施等,是否完整符合需求,更重要的是場地的安全性是否可以為活動提供保障,例如空間建築是否年久沒有整新、防火設施檢查定期維護、有無場地租借意外保險等。如有場地佈置需求也可以即時向場地聯絡單位諮詢。

■ 第四步-確認預約

需求項目與場地方確認後,即可與場地人員進行「活動時間」的報價單與付款方式確認,為確保雙方權益,務必確保報價單並詳閱合約內容,以免忽略重要權益。確認預約後即可完成場地預約確保活動使用時間。

 

■ 第五步-活動當日使用

優良的活動團隊,應盡善良保管責任,依照雙方溝通的原則針對可使用設備與場地,都要妥善應用及維護,並遵守垃圾不落地、不破壞相關物品等規範,並於場地使用結束後恢復為使用前狀態,與場地人員雙方進行場地歸還確認。

辦好一場精彩的活動,活動場地好壞約佔50%的影響因素,包含場地的舒適度相當於來賓的滿意度,有助於提升活動的品質與行銷相關曝光。

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電話:04-7810727 分機606 彭小姐

E-mail: leader@layana.com

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