如何準確挑選合適的活動場地｜5步驟成為場地達人!

許多活動單位在辦活動時，除了活動流程安排，在場地安排也需要花費大量時間規劃，在資訊便利的時代，可以輕易從各大第三方平台取得許多場地租借資訊，然而藉由電子產品的方式閱覽場地圖片與網站提供的內容，總會有些許的疑慮，以下的SOP將一步步帶您準確挑選合適的場地!

■ 第一步-事前規劃

規劃活動日期、活動性質、活動地區、人數需求

許多團體在尋找場地時常常沒有準確的方向，容易發生活動性質常受限於場地的問題，因此事前的活動規劃可以越完整越好。

■ 第二步-搜尋場地資訊

可直接搜尋____(縣市)場地租借或至場地租借平台搜尋場地，以下有四不代表場地資訊尚不明確，為避免疑慮可暫不考慮：

• 沒有場地參考圖片→不考慮
• 場地聯絡人資訊不詳細→不考慮
• 場地資訊不完整→不考慮
• 場地使用無專人維護→不考慮

■ 第三步-場地勘查

建議您至少評估3個合適的場地方案，並與場地聯絡人聯繫場地實際勘查，場地勘查的用意在於親自確認現場空間與動線安排，如：進出場動線、廁所位置、設備清單(麥克風、投影機、音響)、飲水機、無障礙設施等，是否完整符合需求，更重要的是場地的安全性是否可以為活動提供保障，例如空間建築是否年久沒有整新、防火設施檢查定期維護、有無場地租借意外保險等。如有場地佈置需求也可以即時向場地聯絡單位諮詢。

■ 第四步-確認預約

需求項目與場地方確認後，即可與場地人員進行「活動時間」的報價單與付款方式確認，為確保雙方權益，務必確保報價單並詳閱合約內容，以免忽略重要權益。確認預約後即可完成場地預約確保活動使用時間。

■ 第五步-活動當日使用

優良的活動團隊，應盡善良保管責任，依照雙方溝通的原則針對可使用設備與場地，都要妥善應用及維護，並遵守垃圾不落地、不破壞相關物品等規範，並於場地使用結束後恢復為使用前狀態，與場地人員雙方進行場地歸還確認。

辦好一場精彩的活動，活動場地好壞約佔50%的影響因素，包含場地的舒適度相當於來賓的滿意度，有助於提升活動的品質與行銷相關曝光。

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中台灣五星級規格場地-清溪文薈館

地點:彰化縣鹿港鎮鹿工北二路18號

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